Skýjaþjónusta eins og Dropbox hefur breytt því hvernig við notum allar tölvur okkar og fartæki. Hvenær var síðast þegar þú fluttir skrár heim úr vinnunni á USB drifi? Einn stundum pirrandi þáttur í því að nota skýjaþjónustur er að eiginleikarnir og viðmótin breytast við hávaða eiganda pallsins. Hver getur fylgst með öllum klipunum?

Svo hér eru nokkur ný (og gömul en uppfærð) ráð til að nota Dropbox á skilvirkari hátt. Ef þú hefur verið geðveikur gagnvart skýjabúnaðinum á harða disknum þínum, þá gæti ein af þessum heitu ráðunum bara látið þig verða spennt fyrir því aftur.

Endurheimtir Dropbox skrár

Þó að þú sjáir aðeins eitt eintak af gögnum þínum í Dropbox við fyrstu sýn, þá hefur þjónustan í raun rúlluglugga sem þú getur snúið aftur til fyrir hverja skrá. Glugginn er mismunandi á milli ókeypis og greiddra reikninga, en frjálsir notendur geta endurheimt allar breytingar á síðustu 30 dögum.

Þú getur endurheimt einstakar skrár og möppur handvirkt. Hins vegar, ef þú þarft að stilla allan Dropbox aftur á fyrri tíma (vegna þess að segja frá ransomware árás) þarftu að skrifa tölvupóst til Dropbox stuðnings.

  • Til að nota þennan eiginleika, skráðu þig inn á Dropbox.com. Smelltu á skrár og síðan eytt skrám.
  • Veldu skrána sem þú vilt endurheimta, smelltu á hana og smelltu síðan á Restore.
  • Skrárnar þínar ættu nú að vera komnar aftur á sinn stað.

Hvernig nota á tveggja þátta staðfestingu á Dropbox

Við skulum horfast í augu við það, núverandi lykilorðatengda kerfið sem flestar síður nota er ekki fullkomið. Við heyrum stöðugt um ný gagnabrot og járnsög þar sem skilríki notenda eru afhjúpuð. Þegar kemur að þjónustu eins og Dropbox sem líklega geymir viðkvæmar persónulegar upplýsingar er þörfin fyrir betri lausn miklu brýnni.

Það er þar sem tveggja þátta staðfesting kemur inn í leikinn. Það sameinar tvær aðskildar sannprófunarheimildir, svo sem lykilorð og PIN-númer í eitt skipti í símanum, til að gera tölvusnápur mun erfiðara að komast að hlutunum þínum.

Svona á að nota tveggja þátta auðkenningu á Dropbox:

  • Skráðu þig inn á síðuna. Smelltu á myndareikninginn þinn og smelltu síðan á stillingar.
  • Smelltu á öryggisflipann og kveikið síðan á tveggja þrepa staðfestingu.
  • Héðan, smelltu bara af stað og fylgdu leiðbeiningunum.

Þegar ferlinu er lokið munt þú hafa miklu meira öryggi fyrir vandræðaleg ljóðasafn þitt.

Notkun LAN Sync til að flýta fyrir staðbundnum Dropbox vélum

Flestir eru með mörg tæki þessa dagana og ef þú ert með fast internet heima hefurðu líka fengið lítið LAN í gegnum leiðina þína. Ef hinar ýmsu tengdu vélar þínar eru öll að samstilla Dropbox á internetinu sem getur sett raunverulegan skammt í bandbreiddina.

Með því að virkja LAN Sync munu tæki sem tengjast sama LAN og Dropbox reikningi deila skrám sín á milli. Sem þýðir að þú endar ekki með að hlaða niður sömu gögnum oftar en einu sinni.

  • Til að virkja það eða athuga hvort það er virkjað skaltu hægrismella á Dropbox táknið í tilkynningasvæðinu.
  • Smelltu á gírstáknið og veldu stillingar.
  • Smelltu á bandbreiddarflipann og undir Lan Sync, vertu viss um að það sé gátmerki.

Núna munu tækin þín leika fínt og deila gögnum sínum með hvort öðru.

Upphleðsla myndavélar fyrir notendur iOS

Þó að notendur Android geti auðveldlega fundið myndir sínar á Google Drive án fyrirhafnar hafa iOS notendur takmarkast við að nota iCloud, sem getur verið aðeins minna glæsilegt að nota. Sem betur fer býður Dropbox upp á sjálfvirka upphleðslu myndavélar sem virkar líka á Android, en fyrir iOS notendur er það sérstaklega gagnlegt.

  • Opnaðu Dropbox forritið til að athuga hvort hlaða á myndavél sé að nota iOS.
  • Bankaðu á Upphleðslu myndavélar.
  • Skiptu um upphleðslur eins og þú vilt.
  • Nú smellirnar þínar fara sjálfkrafa í Dropbox.

Sértæk samstilling sparar þér sóun á bandvídd og rúmi

Í skrifborðs- og fartölvum samstillir Dropbox sérhverja möppu sjálfgefið. Fyrir flesta er þetta í góðu lagi, en ef þú þarft aðeins ákveðnar möppur sem eru samstilltar við tiltekið tæki, geturðu notað sértæka samstillingu til að ganga úr skugga um að aðeins viðeigandi möppur hlaðist niður í það tæki.

  • Til að virkja það skaltu hægrismella á Dropbox táknið á tilkynningasvæðinu.
  • Smelltu á gírstáknið og veldu stillingar.
  • Smelltu á Sync flipann.
  • Smelltu á valvirk samstilling og fjarlægðu gátmerkið við hliðina á öllu sem þú vilt ekki samstilla. Nú taka þessar möppur ekki pláss eða bandbreidd fyrir þá vél.

Gerðu mikilvægar skrár „tiltækt utan nets“ í farsímum

Sjálfgefið er að Dropbox sæki ekki neitt í farsímann þinn. Það sýnir þér bara allar skrár í forritinu, halaðu niður ef þú reynir að opna einhverjar af þeim. Þetta er augljóslega ráðstöfun til að takast á við dýr gögn og takmarkaða geymslu í símum.

Þú getur samt merkt sérstakar skrár til að tryggja að þær séu alltaf uppfærðar og tiltækar í tækinu, jafnvel þó að þú hafir ekki internettengingu.

Það er auðvelt eins og baka. Í Android eða iOS forritinu þínu skaltu pikka á þrjá punkta við hliðina á hvaða skrá sem er og smella á gera tiltækt án nettengingar. Nú verða þeir alltaf tiltækir þangað til þú snýrð ferlinu. Vertu bara meðvituð um að þetta er nú greiddur eiginleiki DropBox Plus.

Notaðu Dropbox og „Open With“ samþættingu til að breyta skrám beint

Að breyta Word eða annarri Office skrá úr samstilltu möppunni á tölvunni þinni gæti ekki verið auðveldara. Allt sem þú þarft að gera er að opna það eins og venjulega og vista það þegar breytingarnar eru gerðar. Vandamálið kemur upp þegar þú þarft að breyta skrá fljótt úr tölvu sem er ekki með samstillta möppu.

Sem betur fer gerir Dropbox þér nú kleift að opna skrá af vefsíðu beint í appinu og vista síðan breytingarnar sjálfkrafa. Þetta bjargar þér frá því að hala skránni niður handvirkt, breyta henni, hlaða henni upp og síðan eyða eða endurnefna frumritið.

Hvernig á að nota Open With á Dropbox:

  • Opnaðu forskoðun skráarinnar á Dropbox. Smelltu á Opna með og veldu réttu forritið. Sé um að ræða Word skjal er þetta rétta forrit auðvitað Word.

Skráin verður opnuð í Word, þar sem þú getur breytt henni eins og venjulega. Eftir að skráin hefur verið vistuð og henni lokað endurspeglast breytingarnar strax í Dropbox skránni á netinu.

Notaðu Dropbox pappír til að vinna saman og vinna óaðfinnanlega

Dropbox er fljótt að verða miklu meira en bara staður til að geyma og deila skjölum. Það er hörð samkeppni frá þeim eins og Google og Microsoft, sem samþætta skýjageymslulausnir sínar með skýjabundinni framleiðni verkfæranna.

Pappír er samverkatæki þar sem liðsmenn geta unnið saman á sama tíma. Dropbox hannaði það ekki einfaldlega til að vera valkostur við Google skjöl. Það er líka almennur vinnusvæði þar sem afskekkt teymi geta flýtt verkefnum. Þú getur notað Pappír til að taka fundarskýrslur, hafa hugarflug og skipuleggja verkefni, meðan þú bankar á öll þau úrræði sem þú hefur geymt í sameiginlegu Dropbox skýrýminu þínu.

Nota má pappír í vafraviðmóti eða í gegnum sérstök Android og iOS forrit.

Hvernig á að samþætta Dropbox með G Suite

Dropbox Paper er snjallt, lægstur samstarfstæki. En það er örugglega ekki alvarlegur staður fyrir framleiðni skýforritanna sem þú færð með G Suite Google. G Suite er greidd, viðskiptamiðuð útgáfa af Google Cloud forritunum sem við öll þekkjum og elskum.

Ef vinnustaðurinn þinn notar bæði Dropbox og G Suite er nú mögulegt að sameina þá tvo með Dropbox fyrir G Suite. Það er ein af þeim klínískustu samþættingum tveggja gjörólíkrar skýjaþjónustu sem enn hefur sést og ávinningurinn er nokkuð verulegur. Með því að nota Dropbox fyrir G Suite geturðu geymt innbyggt Google snið í Dropbox skrágeymslu þinni. Svo skjöl, töflureikni og skyggnur munu lifa við hliðina á venjulegum Office skjölum þínum.

Talandi um það, þessi samþætting gerir þér einnig kleift að breyta skjölum á Office sniði beint úr Dropbox þínum með klippitækjum Google - án þess að þurfa að umbreyta þeim yfirleitt. Þessi valkostur þýðir að þú þarft ekki lengur að taka erfitt val milli tveggja af fremstu skýjafyrirtækjum.

Komdu Dropbox í slaka

Rétt eins og G Suite hefur orðið ómissandi fyrir mörg fyrirtæki, þá hefur Slack orðið mikilvægt liðsstjórnunar- og samskiptatæki. Það er frábær leið til að láta fólk vinna saman yfir tölvunet en Slack skortir góð skjalageymsla og stjórnunartæki.

Sem betur fer hafa Dropbox aftur viðurkennt að það er þörf á að fella þessar tvær vörur saman og hefur veitt opinbera samþættingu fyrir Slack.

Þú getur byrjað slaka samtöl frá Dropbox sjálfum, sem lúta að sérstökum skrám. Þú getur sent Dropbox skrár til fólks í gegnum Slack beint og einnig er hægt að nálgast Dropbox Paper skjöl og vinna með þeim beint frá Slack.

Ef þú notar bæði Dropbox og Slack mun þessi aðgerð skera niður magn óbeinra fudginga sem þú þarft að gera núna.

Að hugsa fyrir utan kassann

Þetta eru aðeins nokkrar leiðir sem þú getur notað Dropbox á skilvirkari hátt, en samfélagið er líka að koma með fullt af óopinberum „hacks“ og Dropbox sjálft heldur áfram að vinna hörðum höndum að því að vera áfram í keppni. Þú gætir bókstaflega skrifað bók um allt það sem mögulegt er með þessari einföldu skýjaþjónustu.