Stundum gætirðu viljað búa til bréf sem þú munt senda til margra mismunandi einstaklinga, en þú vilt að ákveðnir hlutar þess verði sérsniðnir fyrir hvern viðtakanda: hluta eins og kveðju, nafn, heimilisfang o.s.frv. Í Word parlance, þetta þýðir að þú ættir að búa til formbréf, sem er mjög auðvelt að gera.

Áður en byrjað er á eyðublaði, þá ættirðu að ganga úr skugga um að þegar sé búið til gagnagrunn með öllum reitunum sem þú vilt láta fylgja með. Gagnagrunnur getur verið eins einfaldur og Excel töflureiknir með dálkum fyrir fornafn, eftirnafn, heimilisfang osfrv.

Word getur flutt inn gögn úr Excel, Access og textaskjölum. Ef þú ert ekki þegar með gagnagrunnsuppsetningu geturðu alltaf búið hann til í Word, sem ég skal sýna þér hvernig á að gera.

Búðu til eyðublöð í Word

Til að byrja skaltu búa til skjal sem er með venjulegu textanum í því eins og jólabréfið hér að neðan:

Bare Letter

Taktu eftir því hvernig það hefur engin heilsa, heimilisfang osfrv vegna þess að þeim verður bætt við síðar sem reitir í formi bréfsins okkar. Það fyrsta sem þú þarft að gera er að smella á Veldu viðtakendur á flipa pósts:

Veldu Viðtakendur

Þetta er þar sem þú bætir við þeim sem munu fá bréfið eða flytja inn lista úr gagnagrunni.

Niðurtalning viðtakanda

Þú getur smellt á Type New List ef þú vilt búa til listann í Word sjálfu. Til að flytja inn, smelltu á Nota núverandi lista. Í þessu dæmi munum við bara slá listann út.

Heimilisfangalisti

Athugasemd: Þegar þú ferð að vista viðtakendalistann mun Word biðja um staðsetningu á harða diskinum til að vista gagnaskrána sem verður búin til.

Þegar þú hefur vistað viðtakendalistann þinn muntu taka eftir því að mikið af táknum sem eru á borði sendingar eru smellanleg núna.

Til að byrja að bæta við reitum á eyðublaðið þitt, smelltu á blett í skjalinu til að tilgreina hvar þú vilt að reitinn verði settur og smelltu síðan á Address Block.

Heimilisfang

Þetta mun koma upp glugganum Insert Address Block.

Smelltu á Í lagi til að fara með sjálfgefið snið og þú ættir að fá eitthvað sem lítur svona út:

Heimilisfangsrammi settur inn

Næst skaltu bæta við Enter eftir vistfangaröðinni til að færa textann niður fyrir línu og smelltu síðan á kveðju línutáknið:

Kveðjulínutákn

Þetta mun koma upp glugganum Insert Greeting Line.

orðskveðju lína

Við skulum enn og aftur fara með sjálfgefið snið og smella bara á OK hnappinn.

Láttu næst vita hvar það stendur , hægrismellt á músina, veldu málsgrein og merktu síðan við reitinn við hliðina á Ekki bæta við bili milli efnisgreina í sama stíl.

Þetta gerir það að verkum að heimilisfangaröðin hangir rétt saman í stað þess að hafa autt lína á milli hvers hluta þess.

ekki bæta við rúm orð

Smelltu síðan á táknið Preview Results sem er á flipanum Póstur í borði.

forskoðun niðurstaðna

Í staðinn fyrir vísir að reit fyrir reitinn fyrir vistfang skaltu nú sjá raunverulegt innihald sem skráð er í Word skjalinu.

Fyrsta forsýning

Þegar þú ert búinn að forskoða skaltu smella á táknið Preview Results til að slökkva á forskoðun. Næst, til að sjá hvernig á að bæta við öðrum sviðum, smelltu bara framhjá í skjalinu þínu til að gera það að núverandi stöðu þinni, smelltu síðan á Insert Merge Field táknið.

Augnablik sameiningarreiturinn

Þú ættir að fá eitthvað svona:

Augnablik reitur

Veldu land eða svæði og smelltu síðan á Setja inn hnappinn.

Sameina reit sett inn

Prófaðu að smella aftur á Preview Results táknið til að sjá hvernig það lítur út. Hér er dæmið mitt hér að neðan:

Forskoðanir með landinu bætt við

Nú þegar eyðublaðið er sett upp á réttan hátt geturðu gert ítarlegri hluti eins og að setja upp reglur. Reglur gera þér kleift að sýna texta fyrir ákveðna viðtakendur og fela hann fyrir aðra. Smelltu á Reglur hnappinn til að byrja.

Reglur

Þú munt sjá fellivalmynd með nokkrum valkostum eins og Spyrja, útfylling osfrv.

Reglur dropdown

Sem dæmi, við skulum velja Ef ... Þá ... Annars, sem mun leiða okkur í eftirfarandi glugga:

reglur um sameiningar pósts

Breyttu nafni reitsins: í Country_or_ Region og sláðu USA inn í reitinn Bera saman við:. Næst skaltu bæta nokkrum texta við reitina þar sem segir: Settu þennan texta inn og settu þennan texta að öðrum kosti.

Í þessu dæmi, ef viðtakandinn býr í Bandaríkjunum, munu þeir fá textann Gleðileg jól sett í bréf sitt en allir aðrir munu fá skilaboðin Seasons Greetings.

Hér er hvernig það mun líta út þegar þú smellir á OK hnappinn og síðan á Preview Results hnappinn.

Bættu við Gleðilegum jólaskilaboðum

Næst skaltu taka eftir hlutanum Preview Results:

Forskoða niðurstöður

Hér getur þú smellt á örvahnappana (þegar kveikt er á Preview Results) til vinstri og hægri á númerinu til að fletta í gegnum alla stafina sem verða sendir út. Þannig geturðu tryggt að öll bréf þín líti rétt út áður en þú prentar eða sendir póst.

Athugasemd: Val á samsvörunarreitum undir Reglum er til að passa nöfn reita í gagnagrunni með hausanöfnum á viðtakendalistanum.

Einnig til að auðvelda að sjá hvar þú hefur sett reiti inn í skjalið þitt skaltu nota hnappinn Highlight Merge Fields.

Auðkenndu reitina

Það er rofi sem þú getur kveikt og slökkt á samkvæmt eigin ákvörðun. Að lokum, þegar þú ert ánægður með bréfið þitt, smelltu á Finish & Merge táknið:

Ljúka og sameina

Þú ættir að fá þessa fellivalmynd með þremur valkostum.

Ljúka og sameina fellivalmynd

Veldu Breyta einstökum skjölum til að fá Word til að sameina öll bréf þín í eitt stórt skjal sem þú getur litið yfir áður en prentað er eða sent sem tölvupóstur.

Eins og þú sérð er það ekki lengur verk að búa til eyðublaða með Word og þú getur búið til og sent skjöl fljótt og auðveldlega. Ef þú hefur einhverjar spurningar, ekki hika við að tjá sig. Njóttu!