Ég skrifaði nýlega grein um hvernig nota má samantektaraðgerðir í Excel til að draga saman mikið magn gagna auðveldlega, en sú grein tók mið af öllum gögnum á vinnublaðinu. Hvað ef þú vilt aðeins skoða hlutmengi gagna og draga saman hlutmengið af gögnum?

Í Excel geturðu búið til síur á dálkum sem fela línur sem passa ekki við síuna þína. Að auki geturðu einnig notað sérstakar aðgerðir í Excel til að draga saman gögn með því að nota aðeins síuð gögn.

Í þessari grein mun ég leiða þig í gegnum skrefin til að búa til síur í Excel og nota líka innbyggðar aðgerðir til að draga saman síuðu gögnin.

Búðu til einfaldar síur í Excel

Í Excel geturðu búið til einfaldar síur og flóknar síur. Byrjum á einföldum síum. Þegar þú vinnur með síur ættirðu alltaf að hafa eina röð efst sem er notuð fyrir merki. Það er ekki skilyrði að hafa þessa röð, en það gerir það að verkum að vinna með síur aðeins auðveldara.

sýnishorn gögn skara fram úr

Hér að ofan er ég með svikin gögn og ég vil búa til síu í City dálkinum. Í Excel er þetta mjög auðvelt að gera. Fara á undan og smelltu á flipann Gögn í borði og smelltu síðan á Sía hnappinn. Þú þarft ekki að velja gögnin á blaði eða smella í fyrstu röðina heldur.

Excel gagnasía

Þegar þú smellir á Sía verður sjálfkrafa lítill fellihnappur til viðbótar við hvern dálk í fyrstu röðinni.

bætt við síu excel

Farðu nú á undan og smelltu á fellilistann í dálknum Borg. Þú munt sjá nokkra mismunandi valkosti, sem ég mun útskýra hér að neðan.

síu valkostir skara fram úr

Efst er hægt að flokka fljótt allar línur eftir gildunum í dálknum Borg. Athugaðu að þegar þú raðar gögnum mun það færa alla línuna, ekki bara gildin í dálknum Borg. Þetta mun tryggja að gögnin þín haldist óbreytt eins og þau voru áður.

Einnig er góð hugmynd að bæta við dálki að framan sem kallast ID og númera hana úr einni til hversu margar línur sem þú hefur á vinnublaðinu. Þannig geturðu alltaf flokkað eftir ID dálki og fengið gögnin þín aftur í sömu röð og þau voru upphaflega, ef það er mikilvægt fyrir þig.

gögn flokkuð Excel

Eins og þú sérð eru öll gögn í töflureikninni nú flokkuð út frá gildunum í dálknum Borg. Enn sem komið er eru engar raðir falnar. Við skulum kíkja á gátreitina neðst í síuskrúðanum. Í dæminu mínu hef ég aðeins þrjú einstök gildi í dálknum City og þessi þrjú birtast á listanum.

síaðar raðir skara fram úr

Ég fór á undan og hakaði úr tveimur borgum og skildi eftir eina. Núna hef ég aðeins 8 raðir af gögnum sem sýna og restin er falin. Þú getur auðveldlega sagt að þú sért að leita að síuðum gögnum ef þú hakar við röðina lengst til vinstri. Það fer eftir því hve margar línur eru falnar, þú sérð nokkrar aukalega lárétta línur og liturinn á tölunum verður blár.

Nú skulum við segja að ég vilji í annan dálk til að fækka niðurstöðum enn frekar. Í dálki C hef ég heildarfjölda meðlima í hverri fjölskyldu og ég vil aðeins sjá árangurinn fyrir fjölskyldur með fleiri en tvo félaga.

númerasía Excel

Fara á undan og smelltu á fellilistann í dálki C og þú munt sjá sömu gátreitina fyrir hvert einstakt gildi í dálkinum. Hins vegar viljum við í þessu tilfelli smella á Number filters og smella síðan á Greater Than. Eins og þú sérð, þá eru líka fullt af öðrum valkostum.

er meiri en sía

Ný glugga birtist og hér getur þú slegið inn gildi síunnar. Þú getur líka bætt við fleiri en einu viðmiði með AND eða OR aðgerð. Þú gætir sagt að þú viljir raðir þar sem gildið er hærra en 2 og til dæmis ekki jafnt og 5.

tvær síur skara fram úr

Núna er ég kominn í aðeins 5 raðir af gögnum: fjölskyldur aðeins frá New Orleans og með 3 eða fleiri félaga. Nægilega auðvelt? Athugaðu að þú getur auðveldlega hreinsað síu í dálki með því að smella á fellivalmyndina og síðan smella á Hreinsa síu úr „Dálkiheiti“ hlekkinn.

hreinsa síu Excel

Svo það er um það fyrir einfaldar síur í Excel. Þeir eru mjög auðveldir í notkun og niðurstöðurnar eru nokkuð blátt áfram. Við skulum líta á flóknar síur með Advanced filters glugganum.

Búðu til háþróaða síur í Excel

Ef þú vilt búa til fullkomnari síur verðurðu að nota Advanced filter gluggann. Við skulum til dæmis segja að ég vildi sjá allar fjölskyldur sem búa í New Orleans með fleiri en 2 meðlimum í fjölskyldu sinni EÐA allar fjölskyldur í Clarksville með meira en 3 meðlimi í fjölskyldu sinni og aðeins þær sem eru með .EDU lokandi netfang. Núna geturðu ekki gert það með einfaldri síu.

Til að gera þetta verðum við að setja upp Excel-blaðið aðeins öðruvísi. Fara á undan og settu nokkrar línur fyrir ofan gagnapakkann þinn og afritaðu fyrirsögn merkimiða nákvæmlega í fyrstu röð eins og sýnt er hér að neðan.

háþróaður síuuppsetning

Hérna er hvernig háþróaðir síur virka. Þú verður fyrst að slá inn viðmiðanir þínar í dálkana efst og smella síðan á Advanced hnappinn undir Raða og sía á flipanum Gögn.

háþróaður síubönd

Svo hvað getum við slegið nákvæmlega inn í þessar frumur? Allt í lagi, svo við skulum byrja á dæminu okkar. Við viljum aðeins sjá gögn frá New Orleans eða Clarksville, svo við skulum slá þau inn í hólf E2 og E3.

háþróaður síuborg

Þegar þú slærð inn gildi á mismunandi línum þýðir það OR. Nú viljum við fjölskyldur í New Orleans með fleiri en tvo félaga og Clarksville fjölskyldur með fleiri en 3 félaga. Til að gera þetta skaltu slá inn> 2 í C2 og> 3 í C3.

háþróaður síur skara fram úr

Þar sem> 2 og New Orleans eru í sömu röð verður það AND rekstraraðili. Sama er að segja um röð 3 hér að ofan. Að lokum viljum við aðeins fjölskyldurnar með .EDU enda netfang. Til að gera þetta skaltu bara slá * .edu inn í bæði D2 og D3. Táknið * þýðir hvaða fjölda stafa sem er.

viðmiðanir svið skara fram úr

Þegar þú hefur gert það skaltu smella hvar sem er í gagnapakkanum og smella síðan á Advanced hnappinn. Reiturinn Listasvið reiknar sjálfkrafa gagnapakkann þinn síðan þú smellir inn í hann áður en þú smellir á Advanced hnappinn. Smelltu nú á litla litla hnappinn hægra megin við viðmiðunarhnappinn.

veldu viðmiðasvið

Veldu allt frá A1 til E3 og smelltu síðan á sama hnapp til að komast aftur í Advanced Filter valmyndina. Smelltu á Í lagi og nú ætti að sía gögnin þín!

sía niðurstöður

Eins og þú sérð, þá hef ég aðeins 3 niðurstöður sem passa við öll þessi viðmið. Athugaðu að merkimiðar fyrir viðmiðasviðið verða að passa nákvæmlega við merkimiðana fyrir gagnapakkann til að þetta virki.

Þú getur augljóslega búið til miklu flóknari fyrirspurnir með þessari aðferð, svo spilaðu við það til að ná tilætluðum árangri. Að lokum skulum við tala um að beita samantektaraðgerðum á síuð gögn.

Teknar saman síaðar upplýsingar

Nú skulum við segja að ég vilji draga saman fjölda fjölskyldumeðlima á síuðu gögnum mínum, hvernig myndi ég komast að því? Jæja, við skulum hreinsa síuna okkar með því að smella á Hreinsa hnappinn í borði. Hafðu ekki áhyggjur, það er mjög auðvelt að nota háþróaða síuna aftur með því einfaldlega að smella á Advanced hnappinn og smella á OK aftur.

hreinsa síu í Excel

Neðst í gagnapakkanum, við skulum bæta við reit sem heitir Total og bætum síðan við summuaðgerð til að draga saman heildarfjölskyldumeðlimina. Í dæminu mínu skrifaði ég bara = SUM (C7: C31).

summa Excel

Þannig að ef ég lít á allar fjölskyldur, þá er ég með 78 samtals. Nú skulum við halda áfram að nota Advanced síuna okkar og sjá hvað gerist.

röng heildarsía

Úff! Í staðinn fyrir að sýna réttan fjölda, 11, sé ég samt að samtals er 78! Afhverju er það? Jæja, SUM aðgerðin hunsar ekki falinn lína, svo það er enn að gera útreikninginn með því að nota allar línurnar. Til allrar hamingju eru nokkrar aðgerðir sem þú getur notað til að hunsa falin lína.

Sú fyrsta er SUBTOTAL. Áður en við notum eitthvað af þessum sérstöku aðgerðum þarftu að hreinsa síuna þína og slá síðan inn aðgerðina.

Þegar sían hefur verið hreinsuð, farðu áfram og sláðu inn = SUBTOTAL (og þú ættir að sjá fellivalmynd birtast með fullt af valkostum. Með þessari aðgerð velurðu fyrst þá gerð samantektaraðgerðar sem þú vilt nota með tölu.

Í dæminu okkar vil ég nota SUM, svo ég myndi slá inn töluna 9 eða smella bara á hana úr fellivalmyndinni. Sláðu síðan kommu og veldu svið frumanna.

undirhlutfall

Þegar þú ýtir á Enter ættirðu að sjá gildi 78 vera það sama og áður. Hins vegar, ef þú notar síuna aftur, sjáum við 11!

undirmál á síu

Æðislegt! Það er nákvæmlega það sem við viljum. Nú geturðu stillt síurnar þínar og gildið mun alltaf endurspegla aðeins línurnar sem birtast eins og er.

Önnur aðgerðin sem virkar nokkurn veginn nákvæmlega eins og SUBTOTAL aðgerðin er AGGREGATE. Eini munurinn er sá að það er önnur breytu í AGGREGATE aðgerðinni þar sem þú verður að tilgreina að þú viljir hunsa faldar línur.

samanlögð aðgerð

Fyrsta færibreytan er samantektaraðgerðin sem þú vilt nota og eins og með SUBTOTAL, 9 er SUM aðgerðin. Seinni valkosturinn er þar sem þú þarft að slá inn 5 til að hunsa falin lína. Síðasta færibreytan er sú sama og er svið frumanna.

Þú getur líka lesið grein mína um samantektaraðgerðir til að læra að nota AGGREGATE aðgerðina og aðrar aðgerðir eins og MODE, MEDIAN, AVERAGE osfrv. Nánar.

Vonandi gefur þessi grein þér góðan upphafspunkt til að búa til og nota síur í Excel. Ef þú hefur einhverjar spurningar skaltu ekki hika við að skrifa athugasemd. Njóttu!